Gérez vos projets plus efficacement grâce à Azendoo

Saviez-vous qu'un employé passe en moyenne 28h chaque semaine à écrire des emails, communiquer et rechercher l'information ? En réponse à ces activités chronophages, la start-up Azendoo a mis au point un outil collaboratif orienté social dont l'objectif est de repenser l'organisation de notre travail au quotidien.

Travailler à plusieurs sur un projet est rarement une tâche aisée, particulièrement lorsque l'on se trouve en situation de mobilité ou avec des collaborateurs disséminés aux quatre coins du globe. C'est d'ailleurs après 15 années passées à l'étranger, que l'un des co-fondateurs d'Azendoo, Grégory Lefort a eu l'idée de créer un un espace de travail en ligne suffisamment efficace pour pallier la dispersion d'informations et le manque de communication avec ses collaborateurs. 

Rejoint par Christophe Gagin et Benoit Droulin, Gregory Lefort lance officiellement la plateforme bordelaise  en 2012 avec pour but de se démarquer des innombrables services de todo list existants comme Trello ou Wunderlist en proposant un outil collaboratif plus complet.

Le fonctionnement

Aperçu du tableau de bord de l'application web

Très intuitive, l'interface guide pas à pas l'internaute dans la création de son premier espace de travail collaboratif. Après avoir l'avoir nommé, ce dernier est invité à ajouter les personnes qui seront amenées à travailler sur un projet appelé "sujet". Outre le listing des tâches qui devront être réalisées et réparties entre les différents collaborateurs, Azendoo propose des fonctionnalités supplémentaires tels que le partage et le stockage de documents (100 mo alloué pour la version gratuite), la synchronisation des données avec Evernote, Google Drive ou encore Evernote.

Pour limiter les navettes par email, hors de la plateforme, Azendoo a également prévu une messagerie interne au sein de laquelle les collaborateurs peuvent transformer leurs emails en tâches, commenter un fichier uploadé ou encore noter des idées. Autant d'interactions qui permettent d'améliorer la collaboration dans un espace de travail unique.

L'outil collaboratif a également été conçu pour accompagner l'utilisateur où qu'il soit, même en situation de mobilité grâce à une application web et mobile gratuite (disponible sur iOS et android).

Basé sur un modèle freemium, Azendoo est accessible gratuitement avec un nombre de 5 utilisateurs maximum par espace de travail. Les offres premium permettent entre autres d'ajouter des collaborateurs supplémentaires et de bénéficier d'un espace de stockage plus important. Quelque soit la nature ou la forme de votre projet, Azendoo a le mérite de proposer un outil complet qui vous fera certainement redécouvrir le travail en équipe !

Trello, l'outil incontournable pour gérer vos projets

Lorsque l'on est amené à travailler en équipe, la gestion de projet s'avère être, dans de nombreux cas, un art difficile. Entre les innombrables allers retours par email et la multitude de documents en ligne partagés entre les différents collaborateurs, perdre le fil est alors facile. Trello met fin à la dispersion en proposant en un seul et même endroit, le suivi de l'avancée d'un projet de manière collaborative.

Malgré un marché saturé, dominé en grande partie par des applications de type Saas utilisées dans le monde de l’entreprise, l’outil de gestion de projet collaboratif, Trello, tire son épingle du jeu en proposant un service en ligne gratuit destiné au plus grand nombre et pour tout type d’usage.

Le concept

Lancée fin 2011 par la start-up américaine Fog Creek Software, la plateforme collaborative reprend le principe du tableau blanc couvert de post-it pour matérialiser le workflow d’un projet, le rendant plus intuitif et efficace sur le web. Ceux qui ont déjà adopté Pinterest ne seront donc pas dépaysés par l’interface et le fonctionnement de l'outil jouant sur la verticalité et le principe de tableau ("board") avec des éléments à “épingler”.

Chaque projet prend donc la forme d'un board, tableau composé par défaut de trois colonnes :

• To do
• Doing
• Done

Ces colonnes peuvent être renommées selon les préférences de l'utilisateur. 

Sur ce tableau, des tâches appelées "cards" peuvent être épinglées et déplacées au sein de ces colonnes de façon très intuitive grâce au drag and drop.

Trello, énième site de todo list ?

Dans un précédent article, nous vous avions présenté Wunderlist, un logiciel gratuit permettant de gérer de manière collaborative des listes de tâches qui se détachait du lot pour sa simplicité d'utilisation.

 

Trello se démarque toutefois de l'outil de todo list traditionnel en proposant un plus large éventail de fonctionnalités :

• chaque "card" possède une partie "collante" à laquelle peuvent être attachés des fichiers uploadés depuis l'ordinateur, Google drive ou encore Dropbox. La plateforme permet ainsi la gestion de documents auxquels une description peut être ajoutée :

• une échéance peut être fixée aux tâches :

• chaque tâche ("card") possède son propre lien facilitant le partage hors du site
• des membres peuvent être assignés aux tâches
• une checklist peut être ajoutée à une card
• une fonction "vote" est prévue pour recueillir l'avis des différents acteurs du projet
• une hiérarchisation des cards est rendue possible par l'attribution de labels (semblable à Gmail) :

• les cards peuvent être triées par label, échéance ou utilisateur
• l'accès au board peut être restreint (seulement les membres invités) ou public (par lien)

 A travers l'étendue de ses fonctionnalités, Trello fait désormais figure d'outil incontournable pour la gestion de projet collaborative destiné à tout type d'utilisateur à la recherche d'un service gratuit et simple d'utilisation.

Trello est également disponible sur smartphone (iOs et Android)

Travail collaboratif en entreprises : les nouveaux outils de communication interne

On en entend beaucoup parler ces derniers temps, les emails n'ont plus la côte en entreprise. Reçus en trop grand nombre (sans compter les nombreux spams et emails groupés qui ne nous sont pas directement destinés), trop lourds, leur lecture est bien souvent chronophage et peut même être considérée comme une source de stress. Nombreuses sont donc les entreprises qui cherchent des solutions pour remplacer l'email et gérer efficacement leur flux d'information. La société Atos Origin a d'ailleurs récemment fait la une en annonçant qu'elle souhaitait renoncer totalement aux courriers électroniques internes dans les 3 ans à venir. Intel et Canon France ont initié le mouvement en lançant des journées sans email afin de faire prendre conscience à leurs collaborateurs que leur bien-être au travail se trouverait amélioré par une diminution des envois superflus. Mais alors, comment se passer concrètement de l'email ?

En premier lieu, on pense tout naturellement aux réseaux sociaux. Leur développement est considérable, et selon une étude rapportée par le Monde, les Américains communiqueraient désormais plus par leur biais qu'en envoyant des emails. Soit, mais on voit mal les entreprises faire appel à des plateformes comme Facebook pour leur communication interne, ni faire passer des propositions commerciales par Twitter. Dans ce cas, quelles sont les possibilités qui s'offrent aux entreprises ?

Asana, logiciel social d'entreprise

Lancé il y a quelques semaines par deux anciens de Facebook, Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein, Asana s'annonce très prometteuse sur le marché des logiciels d'entreprise. Frustrés de la façon dont était gérée la collaboration entre les différents intervenants d'une même équipe, Moskovitz et Rosenstein ont décidé de développer leur propre solution destinée aux entreprises. La plateforme est pour le moment disponible en bêta privée, mais elle s'ouvrira petit à petit au public au cours de l'année. L'avantage de ce logiciel est que tout passe au travers du navigateur de l'utilisateur. Son objectif est donc de réduire au maximum l'envoi de l'email et les réunions inutiles et d'obtenir l'outil le plus simple d'utilisation possible. Leur cible est très large, et les fondateurs espèrent que l'usage d'Asana s'étendra au-delà de l'entreprise. Néanmoins, Asana ne s'apparente absolument pas à facebook. L'idée est simplement de faciliter et d'optimiser le travail en équipe, notamment en permettant de créer des taches, de les assigner et de mettre à jour en temps réel l'avancée du travail.

Basecamp, la collaboration on the cloud

La finalité de Basecamp est quelque peu différente, puisqu'il s'agit plus spécifiquement d'un logiciel de gestion de projets en ligne. Grâce à sa simplicité d'utilisation et ses nombreuses fonctionnalités (to-do listes, suivi des deadlines, stockage de fichiers en ligne ou encore messagerie instantanée), Basecamp a déjà séduit plus de 5 millions de clients depuis son lancement en 2004. A noter, il existe une version gratuite de Basecamp, certes limitée, mais qui peut s'avérer suffisante pour la gestion de petits projets.

Lync, la messagerie instantanée

Ce logiciel client de Microsoft (disponible entre 2007 et 2010 sous l'appellation Office Communicator) propose une alternative aux emails grâce à des fonctionnalités de messagerie instantanée, mais aussi de VoIP et de vidéoconférence. Son avantage est d'être parfaitement intégré avec Outlook, encore très utilisé en entreprise.

Yammer, la solution de micro-blogging

Cette plate-forme, inspirée de Twitter, permet aux employés d'une même entreprise d'échanger des messages courts à l'intérieur d'un réseau privé. Des groupes peuvent être constitués afin de suivre l'avancement des projets, et les profils des utilisateurs précisent leur fonction et leur domaine d'expertise, ce qui permet d'identifier facilement les interlocuteurs privilégiés d'un projet. A noter : ce service est gratuit pour les particuliers.

Et pourquoi ne pas utiliser les outils de Google ?

La solution qui reste la plus simple et la moins coûteuse pour la communication interne autour de projets de faible ampleur est l'utilisation des outils de Google. En effet, ils intègrent la messagerie instantanée avec Google chat, l'agenda partagé ou encore la possibilité de travailler conjointement sur des documents. Ces fonctionnalités certes basiques sont facilement exploitables à un plus haut degré de professionnalisme avec un peu d'imagination et de débrouillardise !

Enfin, si cet article ne vous a été d'aucune utilité et vous a plongé dans le désespoir le plus total car vous êtes au chômage, reprenez courage, car il existe un réseau social fait pour vous ! Il s'appelle Parobook et, en résumé, peut-être considéré comme un réseau de soutien entre chômeurs, et accessoirement, comme une plateforme de recherche d'emploi. Malheureusement, Parobook n'est disponible qu'en espagnol, pour le moment du moins, mais gageons qu'il rencontrera très vite un succès européen. Vous en rêviez, le web 2.0 l'a fait.

Stéphanie M.