Travail collaboratif en entreprises : les nouveaux outils de communication interne

On en entend beaucoup parler ces derniers temps, les emails n'ont plus la côte en entreprise. Reçus en trop grand nombre (sans compter les nombreux spams et emails groupés qui ne nous sont pas directement destinés), trop lourds, leur lecture est bien souvent chronophage et peut même être considérée comme une source de stress. Nombreuses sont donc les entreprises qui cherchent des solutions pour remplacer l'email et gérer efficacement leur flux d'information. La société Atos Origin a d'ailleurs récemment fait la une en annonçant qu'elle souhaitait renoncer totalement aux courriers électroniques internes dans les 3 ans à venir. Intel et Canon France ont initié le mouvement en lançant des journées sans email afin de faire prendre conscience à leurs collaborateurs que leur bien-être au travail se trouverait amélioré par une diminution des envois superflus. Mais alors, comment se passer concrètement de l'email ?

En premier lieu, on pense tout naturellement aux réseaux sociaux. Leur développement est considérable, et selon une étude rapportée par le Monde, les Américains communiqueraient désormais plus par leur biais qu'en envoyant des emails. Soit, mais on voit mal les entreprises faire appel à des plateformes comme Facebook pour leur communication interne, ni faire passer des propositions commerciales par Twitter. Dans ce cas, quelles sont les possibilités qui s'offrent aux entreprises ?

Asana, logiciel social d'entreprise

Lancé il y a quelques semaines par deux anciens de Facebook, Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein, Asana s'annonce très prometteuse sur le marché des logiciels d'entreprise. Frustrés de la façon dont était gérée la collaboration entre les différents intervenants d'une même équipe, Moskovitz et Rosenstein ont décidé de développer leur propre solution destinée aux entreprises. La plateforme est pour le moment disponible en bêta privée, mais elle s'ouvrira petit à petit au public au cours de l'année. L'avantage de ce logiciel est que tout passe au travers du navigateur de l'utilisateur. Son objectif est donc de réduire au maximum l'envoi de l'email et les réunions inutiles et d'obtenir l'outil le plus simple d'utilisation possible. Leur cible est très large, et les fondateurs espèrent que l'usage d'Asana s'étendra au-delà de l'entreprise. Néanmoins, Asana ne s'apparente absolument pas à facebook. L'idée est simplement de faciliter et d'optimiser le travail en équipe, notamment en permettant de créer des taches, de les assigner et de mettre à jour en temps réel l'avancée du travail.

Basecamp, la collaboration on the cloud

La finalité de Basecamp est quelque peu différente, puisqu'il s'agit plus spécifiquement d'un logiciel de gestion de projets en ligne. Grâce à sa simplicité d'utilisation et ses nombreuses fonctionnalités (to-do listes, suivi des deadlines, stockage de fichiers en ligne ou encore messagerie instantanée), Basecamp a déjà séduit plus de 5 millions de clients depuis son lancement en 2004. A noter, il existe une version gratuite de Basecamp, certes limitée, mais qui peut s'avérer suffisante pour la gestion de petits projets.

Lync, la messagerie instantanée

Ce logiciel client de Microsoft (disponible entre 2007 et 2010 sous l'appellation Office Communicator) propose une alternative aux emails grâce à des fonctionnalités de messagerie instantanée, mais aussi de VoIP et de vidéoconférence. Son avantage est d'être parfaitement intégré avec Outlook, encore très utilisé en entreprise.

Yammer, la solution de micro-blogging

Cette plate-forme, inspirée de Twitter, permet aux employés d'une même entreprise d'échanger des messages courts à l'intérieur d'un réseau privé. Des groupes peuvent être constitués afin de suivre l'avancement des projets, et les profils des utilisateurs précisent leur fonction et leur domaine d'expertise, ce qui permet d'identifier facilement les interlocuteurs privilégiés d'un projet. A noter : ce service est gratuit pour les particuliers.

Et pourquoi ne pas utiliser les outils de Google ?

La solution qui reste la plus simple et la moins coûteuse pour la communication interne autour de projets de faible ampleur est l'utilisation des outils de Google. En effet, ils intègrent la messagerie instantanée avec Google chat, l'agenda partagé ou encore la possibilité de travailler conjointement sur des documents. Ces fonctionnalités certes basiques sont facilement exploitables à un plus haut degré de professionnalisme avec un peu d'imagination et de débrouillardise !

Enfin, si cet article ne vous a été d'aucune utilité et vous a plongé dans le désespoir le plus total car vous êtes au chômage, reprenez courage, car il existe un réseau social fait pour vous ! Il s'appelle Parobook et, en résumé, peut-être considéré comme un réseau de soutien entre chômeurs, et accessoirement, comme une plateforme de recherche d'emploi. Malheureusement, Parobook n'est disponible qu'en espagnol, pour le moment du moins, mais gageons qu'il rencontrera très vite un succès européen. Vous en rêviez, le web 2.0 l'a fait.

Stéphanie M.